Di zaman modern ini, proses jual beli dilakukan secara elektronik. Ada berbagai pilihan pembayaran, mulai dari transfer melalui ATM, menggunakan kartu debit/kredit, hingga pembayaran online. Salah satu teknologi yang mulai banyak digunakan oleh para pengusaha adalah aplikasi invoice android yang membuat bisnis anda bergerak dengan cepat.
Aplikasi invoice android adalah perangkat lunak yang membuat tagihan (billing) secara otomatis untuk setiap produk atau jasa yang dihasilkan. Software ini akan membuat daftar jasa atau produk beserta harganya dan kemudian dikirimkan ke pelanggan anda dalam bentuk invoice.
Makin banyaknya pengusaha yang mulai meninggalkan manual invoice dan beralih menggunakan aplikasi invoice android bukanlah tanpa alasan yang kuat. Berikut ini adalah sejumlah manfaat yang bisa didapatkan dari menggunakan aplikasi invoice android.
1. Mengurangi kejadian telat bayar
Kekurangan dari penggunaan manual invoice adalah lamanya pembayaran yang anda terima dari pelanggan. Kejadian ini sudah pasti akan menghambat kinerja perusahaan. Contoh paling tidak mengenakkan adalah anda terpaksa menunda pembayaran gaji karyawan karena ada pelanggan yang telat bayar tagihan.
Menggunakan aplikasi invoice android bisa menghindari kejadian tersebut dan pembayaran dari pelanggan pun akan diterima tepat waktu. Teraturnya data tagihan jadwal pembayaran akan meningkatkan profitabilitas perusahaan anda.
2. Menghindari kejadian salah bayar
Implementasi aplikasi invoice android akan menyelamatkan nyawa perusahaan anda. Manual invoicing yang rentan akan human error memungkinkan kejadian salah bayar terjadi. Apa jadinya bila produk/jasa yang sudah anda berikan tak kunjung dibayar karena anda salah kirim invoice atau bahkan lupa kirim invoice?
Aplikasi invoice android akan mencetak invoice secara otomatis ketika produk/jasa anda sudah sampai di tangan pelanggan. Tak hanya itu, sistem ini akan mengirimkan invoice tersebut secara otomatis sehingga kejadian salah kirim atau lupa kirim invoice tak kan lagi terjadi.
3. Tampilan invoice yang profesional
Aplikasi invoice android biasanya dilengkapi dengan berbagai template tampilan. Anda bisa kustomisasi tampilan lembar invoice anda agar terlihat lebih profesional dan menarik untuk dilihat. Tak hanya itu saja, anda juga bisa menambahkan logo perusahaan anda dengan mudah.
Dengan tampilan invoice yang lebih baik, anda bisa meningkatkan image perusahaan di mata para pelanggan dan membuat reputasi anda menjadi lebih baik.
4. Meningkatkan pendapatan perusahaan
Aplikasi invoice android punya andil besar untuk meningkatkan pendapatan bisnis anda jika diimplementasikan dengan tepat. Yang pertama, bisa digunakan untuk mengautomatisasi tugas-tugas yang biasa dilakukan oleh staf keuangan anda. Jadi, anda bisa menghemat pengeluaran dengan mengurangi sejumlah karyawan dan meningkatkan pemasukan.
Karena dikerjakan oleh komputer, pengerjaan invoicing tak lagi memiliki resiko human error. Dengan demikian cash flow perusahaan anda bisa lebih lancar. Anda tak perlu lagi menghubungi setiap pelanggan anda yang belum melakukan pembayaran. Semua proses penagihan juga dilakukan oleh sistem secara otomatis.
5. Integrasi dengan sistem lainnya
Aplikasi invoice android, seperti e-invoicing dari Jurnal bisa diintegrasikan dengan berbagai sistem atau software lainnya yang anda gunakan, seperti misalnya sistem akuntansi, HRIS, inventaris, dan lainnya. Anda juga bisa mengkostumisasikan sistem ini sesuai dengan kebutuhan anda.
Dengan mengintegrasikan aplikasi invoice android dengan sistem akuntansi, anda bisa dengan mudah mengelola arus kas perusahaan dan pembuatan laporan pun akan menjadi lebih lengkap. Jika anda integrasikan aplikasi invoice android dengan software inventaris, segala pembayaran yang berkaitan dengan inventaris bisa dikelola lebih baik.
Invoice dan Purchase Order (PO), Apa Bedanya?
Dalam menjalankan usaha, anda tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Dua hal ini akan selalu hadir dalam keseharian anda di kantor. Namun sayangnya, masih ada banyak orang yang belum memahami apa bedanya dari kedua terminologi ini.
Meski isinya kurang lebih sama, namun purchase order (PO) dan invoice memiliki sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya. Nah, supaya tidak malu saat berhadapan dengan vendor saat melakukan pembelian karena salah menggunakan istilah, anda perlu membaca terlebih dahulu artikel ini.
Pengertian purchase order
PO adalah sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli (anda/perusahaan anda) yang ditujukan pada pihak penjual barang. Isi dari dokumen PO pada umumnya mencantumkan detail dari barang yang ingin anda beli dari sang penjual. Detil ini biasanya berupa nama barang yang ingin dibeli, jumlahnya, warna, harga, dan lain-lainnya yang dianggap perlu.
Pembeli diharuskan untuk mencantumkan apa saja yang ingin dibeli dari supplier dengan lengkap dan jelas. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan dari penjual atau supplier dan salah kirim barang pun tak akan terjadi. Jika kedua belah pihak sudah menyepakati isi dari purchase order, maka dokumen ini akan menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum.
Pengertian invoice
Jikalau PO dikirimkan oleh pembeli kepada supplier, maka invoice adalah kebalikannya. Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual (supplier) yang ditujukan pada pihak pembeli barang. Isi dari dokumen invoice kurang lebih sama dengan dokumen PO, hanya saja tujuannya yang berbeda.
Invoice dibuat sebagai bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang/jasa yang sudah diproduksi/dilakukan oleh penjual. Sama seperti PO, invoice mengikat pihak penjual dan pembeli secara hukum. Pada tahap ini, invoice menunjukkan bahwa pembeli berhutang kepada penjual.
Ada dua cara penyampaian invoice dari penjual kepada pembeli. Yang pertama, invoice dikirimkan kepada pembeli saat barang sudah sampai di tangan pembeli, umumnya saat mendekat jatuh tempo. Cara pertama ini bisa berjalan karena kedua belah pihak sudah bekerja sama cukup lama. Cara kedua yakni saat kedua belah pihak sudah menyepakati isi purchase order dan pihak pembeli sudah menyelesaikan pembayaran.
Secara ringkasnya, berikut ini perbedaan dan persamaan dari purchase order dan invoice. Perhatikan kata yang tercetak tebal karena hal tersebut yang menjadi inti perbedaan atau kesamaan dari kedua istilah.
Perbedaan invoice dengan purchase order:
- Purchase order (PO) dibuat oleh pembeli dan ditujukan pada penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual ditujukan kepada pembeli.
- Isi dari PO adalah rincian lengkap pemesanan barang/jasa yang Anda beli. Sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang/jasa Anda jual kepada pembeli.
- Purchase order dikirimkan pada saat pembeli memesan barang/jasa. Invoice dikirimkan pada saat barang/jasa selesai dikirim/dikerjakan dan dikirim dari penjual ke pembeli atau pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran pesanan.
Persamaan invoice dan PO:
- Kedua dokumen sama-sama mengikat pembeli dan penjual secara hukum.
- PO dan invoice sama-sama jadi tanda bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
- Isi dari PO dan invoice memiliki informasi yang hampir sama, yakni mengenai pembeli dan penjual, alamat, no telpon dan lain sebagainya.
Implementasi sistem invoicing memberikan kemudahan bagi anda untuk mengatur arus keuangan anda. Selain itu, ada banyak keuntungan lainnya yang bisa anda dapatkan, seperti misalnya meningkatkan pendapatan perusahaan dengan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.