Sistem penggajian diatur oleh Undang Undang Ketenagakerjaan dengan nominal sesuai jabatan, kompetensi, produktivitas dan lain-lain. Sistem pemberian upah semakin mengalami kemajuan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi. Tidak lagi dengan manual, pemberian upah bisa dilakukan secara digital dan canggih dengan sistem payroll.
Macam Macam Sistem Penggajian
Di Indonesia terdapat tiga sistem pemberian upah yang juga mempertimbangkan faktor lain, seperti produktivitas dan beban pekerjaan.
1. Sistem penggajian skala tunggal
Pemberian jumlah upah pada sistem penggajian skala tunggal berdasarkan pangkat atau jabatan dalam perusahaan. Dalam sistem ini tidak ada pertimbangan tentang tugas atau tanggung jawab pekerjaan. Setiap karyawan yang berada di jabatan yang setara akan mendapatkan upah dengan kisaran yang sama.
2. Sistem penggajian skala ganda
Pemberian upah pada sistem penggajian skala ganda menggunakan pertimbangan kinerja karyawan. Misalnya saja dengan mempertimbangkan jenis pekerjaan, tanggung jawab, dan prestasi karyawan. Sistem ini tentu lebih adil daripada sistem penggajian skala tunggal.
3. Sistem penggajian campuran
Sistem penggajian campuran merupakan gabungan antara skala tunggal dan ganda yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Pegawai dengan jabatan yang sama akan mendapatkan upah yang sama namun dengan tambahan tunjangan. Tunjangan bisa berupa tunjangan atas beban tanggung jawab tertentu.
Sistem Penggajian Payroll
Pemberian gaji dengan mempertimbangkan berbagai hal lain, misalnya lembur, perlu penghitungan dan pencatatan yang rinci. Untuk perusahaan skala kecil tentu akan mudah dengan penghitungan secara manual. Namun, untuk perusahaan skala besar bisa memakan waktu yang banyak dan mungkin terjadi kesalahan.
Payroll hadir sebagai solusi untuk sistem pemberian upah yang lebih praktis. Payroll merupakan pemberian gaji kepada karyawan dari perusahaan dengan jangka waktu tertentu dengan cara yang lebih praktis dan modern. Pekerjaan human resource akan lebih mudah untuk pemberian gaji kepada karyawan terlebih pada perusahaan berskala besar dengan karyawan berjumlah banyak.
Manfaat Sistem Payroll Indonesia
Sistem penggajian perusahaan dengan menggunakan payroll akan memberikan manfaat berikut ini.
1. Menghemat waktu
Karyawan pada bagian Human Resource atau administrasi akan lebih mudah dan cepat dalam membagi gaji untuk semua karyawan. Payroll akan memberikan laporan gaji pada kurun waktu yang ditentukan kepada karyawan termasuk pencatatan absen. Dengan demikian HR bisa menggunakan waktu untuk pekerjaan lain.
2. Mengetahui rincian gaji
Payroll juga memberikan manfaat untuk karyawan yang akan mendapatkan rincian gaji atau slip gaji. Dengan sistem penggajian ini semua komponen yang mempengaruhi besar gaji akan terlihat. Misalnya saja gaji pokok, uang lembur, dan pemotongan gaji seperti untuk tunjangan kesehatan.
3. Data tersimpan dengan aman dan otomatis
Semua data karyawan akan tersimpan dengan aman dan otomatis tanpa harus menulis secara manual. Tidak hanya data terbaru, data yang sudah lama akan tersedia sehingga memudahkan jika ada permasalahan tertentu. Jika ada perubahan, akan mudah untuk menghapus atau menggantinya.
4. Dapat menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan
Setiap perusahaan dapat mengatur sistem payroll sesuai kebutuhan yang berbeda-beda. Pengaturan bisa dilakukan dengan mengatur fitur apa saja yang bisa mendukung penggajian karyawan. Semakin besar perusahaan maka semakin banyak fitur yang dibutuhkan untuk sistem penggajian pegawai perusahaan tersebut.
5. Memungkinkan untuk pelayanan sendiri
Payroll memungkinkan karyawan untuk melakukan pelayanan sendiri atau self-service dalam melihat jumlah gaji, potongan, bonus, dan lain-lain. Selain itu, karyawan bisa mengajukan cuti tanpa harus membuat surat tertulis kepada HRD. Dengan sistem cloud, akses pada sistem payroll dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
6. Membantu pembuatan formulir pajak
Sistem payroll bisa membantu dalam pembuatan formulir pajak untuk pihak yang membutuhkan, baik itu perusahaan maupun karyawan. Pajak bisa langsung dikirim dan dicetak untuk pihak yang membutuhkan tanpa memerlukan ongkos kirim. Jadi tidak hanya menghemat waktu, sistem payroll juga bisa menghemat pengeluaran.
Komponen dalam Sistem Payroll Perusahaan
Berikut ini merupakan komponen yang dapat mempengaruhi jumlah gaji karyawan dengan menggunakan sistem payroll Indonesia.
1. Gaji pokok
Besar gaji pokok sesuai dengan kesepakatan antara karyawan dan pihak perusahaan. Jumlahnya bisa sesuai dengan penetapan pemerintah maupun tidak asalkan kedua belah pihak menyetujuinya. Gaji pokok wajib dimasukkan dalam sistem payroll karena merupakan komponen utama.
2. Kehadiran karyawan
Kehadiran atau absensi merupakan komponen penting lain dalam sistem penggajian karyawan dengan payroll. Jika karyawan izin tanpa keterangan atau dengan keterangan, bisa saja mempengaruhi besarnya gaji. Hal tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan dan sebaiknya karyawan memahaminya dengan baik.
3. Potongan
Potongan yang diberikan bisa berupa denda, pinjaman, hingga investasi. Selain itu terdapat potongan untuk jaminan kesehatan, jaminan hari tua, jaminan kecelakaan kerja, dan lain-lain sesuai ketentuan perusahaan. Potongan juga termasuk pajak penghasilan sesuai dengan peraturan pemerintah yang ada.
4. Uang lembur atau insentif
Komponen lain yang penting pada software payroll terbaik adalah uang lembur jika karyawan diminta bekerja di luar jam pekerjaannya. Pemerintah juga memberikan aturan dalam pemberian uang lembur. Dengan demikian karyawan dan perusahaan saling mendapatkan keuntungan dan keadilan.
5. Bonus dan tunjangan
Jika karyawan mampu memenuhi target sesuai ketentuan, perusahaan akan memberikan bonus atas kerja kerasnya. Dengan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan, karyawan tertentu akan mendapatkan tunjangan sesuai kesepakatan. Tunjangan bisa berupa tunjangan hari raya, tunjangan anak dan istri, tunjangan tahunan, dan lain-lain.
Cara Kerja Sistem Payroll
Berikut ini merupakan cara kerja sistem payroll sebagai sistem penggajian dan pengupahan karyawan.
1. Rekap data absensi
Rekap data absensi berupa kehadiran, cuti, izin, dan sakit yang sudah ada dalam komponen payroll. Absensi karyawan adalah tanggung jawab HRD sehingga HRD juga memiliki tanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan. Dengan sistem payroll absensi akan lebih mudah.
2. Penghitungan lembur, insentif, dan bonus
Pada sistem penggajian di Indonesia terdapat penghitungan lain yang mempengaruhi besar gaji yaitu memberikan tambahan atas kerja keras karyawan. Lembur, insentif, dan bonus merupakan hal yang bisa menambah gaji karyawan.
3. Penghitungan potongan gaji
Selain penambahan gaji, ada juga pemotongan gaji karyawan sesuai komponen yang ada pada payroll. Potongan bisa berupa untuk pajak, berbagai jaminan, dan denda akan keterlambatan, serta jika karyawan memiliki hutang atau pinjaman pada perusahaan.
Kriteria Aplikasi Payroll yang Bagus
Terdapat beberapa ciri-ciri aplikasi payroll yang bagus untuk mendukung lancarnya sistem penggajian karyawan pada perusahaan.
1. Menyediakan fitur lengkap
Aplikasi payroll yang baik menyediakan berbagai fitur yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Namun, fitur-fitur harus bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya fitur untuk perusahaan skala kecil hanya membutuhkan beberapa fitur saja yang benar-benar dibutuhkan.
2. User-friendly
Aplikasi harus user-friendly atau mudah digunakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Tampilan pada aplikasi ataupun web harus mudah dipahami dan mempermudah akses. Untuk mengenal cara kerjanya, bisa melihat demo atau memanfaatkan layanan coba gratis.
3. Akses mudah
Pihak-pihak terkait harus bisa mengakses aplikasi dengan mudah dimanapun dan kapanpun. Tidak hanya menguntungkan perusahaan, karyawan juga bisa mengakses aplikasi dengan mudah terutama untuk melihat slip gaji. Hal tersebut merupakan salah satu cara terbaik untuk transparansi antara karyawan dan perusahaan.
4. Terjamin keamanannya
Tidak hanya rekap kinerja dan absensi karyawan, terdapat informasi pribadi seperti nomor rekening untuk pengiriman gaji. Software sistem penggajian karyawan dengan sistem payroll harus menjamin keamanan data dari semua karyawan. Dengan demikian data pribadi tidak akan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. Data karyawan akurat
Sistem payroll dapat meminimalkan kesalahan input data dengan adanya fitur otomatis untuk input data tersebut. Dengan demikian pembayaran gaji karyawan akan tepat dan sesuai dengan kehadiran dan kinerja masing-masing. HR sebaiknya memprioritaskan ketepatan dan kesesuaian pemberian gaji karyawan yang akan berpengaruh dengan kesejahteraan karyawan.
Talenta merupakan salah satu penyedia aplikasi Payroll dan absensi online yang sudah memiliki banyak klien. Terdapat berbagai fitur terdapat pada aplikasi tersebut, seperti face recognition, penanda lokasi, berbagai komponen penghitungan gaji, hingga manajemen liburan.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. Anda bisa mencoba Talenta untuk sistem penggajian secara gratis dengan mengunjungi Talenta.co.